¿QUÉ ES EXCEL?

Carlos Hernández

En esta entrada aprenderás que es Excel, como funciona, que es un libro, que es una hoja, que es una celda, una columna, una fila, un rango, así como conceptos de formulación y funciones de Excel, junto a otros como tablas dinámicas, gráficos y que es una macro. Si bien no profundizamos en ellos, conocer su definición es una clave para entenderlos.

Que es Excel

Excel es uno de los programas informáticos más populares de la empresa Microsoft, es una hoja de cálculo electrónica que se caracteriza por su presentación a manera de hoja cuadriculada compuestas por filas y columnas, cuyas intersecciones forman celdas, donde se pueden ingresar datos numéricos o de texto con los cuales se pueden hacer operaciones o fórmulas.

Su popularidad se debe a la facilidad de realizar cálculos automáticos con los datos ingresados en las celdas y a la gran cantidad de herramientas que se han incorporado para el análisis de información a lo largo de los años.

Historia de Excel

El concepto de hoja de calculo se remonta al siglo XIX donde se introdujo el sistema de matrices (formaciones de filas y columnas) que se usaban para organizar la información contable y financiera y establecieron las bases del manejo de información organizada en celdas.

A finales de los 70’s el ingeniero Daniel Singer Bricklin del MIT (Instituto Tecnológico de Massachusetts) requería una herramienta para el desarrollo de su tesis de maestría que cursaba en Harvard, dicha herramienta debía realizar cálculos automáticos de manera continua facilitando el ingresos de los datos.

Fue así como junto a su amigo Bob Frankston, desarrollaron VisiCalc, la primera hoja de calculo disponible para computadores personales, la cual fue creada para el computador Apple II.

VisiCalc originalmente solo contaba con una hoja compuesta por 5 columnas y 20 filas, a diferencia de las actuales hojas de calculo que soportan hasta más de un millón de filas.

Fue tan grande el éxito de VisiCalc, que pronto comenzaron a desarrollarse hojas de calculo similares a esta con sus correspondientes mejoras, aparecieron en el mercado SuperCalc, Multiplan de Microsoft, Lotus 123 entre otras.

La versión de Excel 1.0 fue desarrollada para el sistema operativo Mac OS de Apple en 1985 y posteriormente lanzada para el Windows 2.0 en 1987.

Hasta la versión de Excel 2003 la hoja de cálculo contaba con 65.536 filas. En las posteriores versiones Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016 y Excel 2019 el número de filas de la hoja se incrementó a 1.048.536.

Que es una hoja de Excel

Una hoja de Excel, es una hoja electrónica conformada en la actualidad por 16.384 columnas y 1.048.576 filas con lo cual cuenta con la ilegible suma de más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja.

Cada una de las columnas se denomina con una combinación de letras del alfabeto desde la A hasta la Z y luego de la AA hasta la XFD.

Por su parte cada una de las filas se numera de manera consecutiva desde la fila 1 hasta la fila 1.048.576

Que es una celda de Excel

La celda es la unidad mínima que constituye una hoja de cálculo, corresponde a la intersección de una fila y una columna, cada celda tiene una etiqueta o dirección de celda, definida por la letra de la columna y el número de la fila. Ejemplo A1 es la primera celda de la hoja y XFD1048576 es la dirección de la última celda de Excel.

Las celdas también se pueden identificar por medio de nombres para facilitar el entendimiento de las fórmulas escritas en ellas.

Una celda recibe todo tipo de datos, ya sean números, textos, fórmulas, fechas u horas y también formatos de celdas.

Que es una columna de Excel

Una columna es una colección de celdas en forma vertical donde encontramos una columna de ancho por más de un millón de filas de alto, como ya mencioné cada columna está identificada por una letra y en la hoja tenemos 16.384 columnas. Para seleccionar una columna en Excel con el mouse, solo se requiere hacer clic en la letra que identifica la columna, para hacerlo con teclado puedes pulsar la combinación de teclas CTROL + ESPACIO.

Que es una fila de Excel

Una fila es una colección de celdas en forma horizontal, donde encontramos una fila de alto por 16.384 columnas de ancho. Las filas están identificadas por números desde el 1 hasta 1.048.576. Para seleccionar una fila completa con el mouse solo se requiere hacer clic en el número que la identifica, para hacerlo con el teclado puedes pulsar la combinación de teclas CTROL + ESPACIO.

Que es un rango en Excel

Un rango en Excel es una colección de dos o más celdas, donde puede variar el número de filas y el número de columnas y puede estar ubicado en cualquier parte de la hoja. Por ejemplo, la notación A2:B5 denomina un rango de 4 filas de alto por 2 columnas de ancho. que va desde la fila 2 hasta la fila 5 y comprende las columnas A y B.

Que es una fórmula en Excel

Una fórmula en Excel es un conjunto de datos que se ingresa en una celda con el objetivo que realice un cálculo y genere un resultado. Las formulas deben iniciar con el signo = (aunque Excel acepta iniciar con otros símbolos como + o -)

Las fórmulas pueden tener datos numéricos, texto, fechas, funciones o referencias de celdas.

Ejemplos de fórmulas:

=45/3*2

=E18/2

=SUMA(E18:E21)

Que es una función en Excel

Una función de Excel es una fórmula que ha sido construida previamente y hace parte del conjunto de características de la herramienta Excel. Las funciones solicitan datos de entrada denominados argumentos de función, a partir de los cuales realizan cálculos y generan el resultado correspondiente. Las funciones facilitan y agilizan el trabajo con Excel. Las funciones se encuentran organizadas en categorías para facilitar su uso y localización. Algunas categorías son: matemáticas, lógicas, de búsqueda y referencia, de texto etc.

Ejemplo: para realizar una suma de celdas en Excel a cambio de usar

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

Podemos usar la función suma así:

=SUMA(A1:A10)

Que es un gráfico en Excel

Los gráficos en Excel son representaciones de datos numéricos por medio de barras, líneas, columnas, áreas circulares y otro tipo de elementos visuales que permitan la fácil comprensión de la información a presentar. Generalmente tienen como objetivo comparar o medir diferentes aspectos de una realidad por medio de dos o más ejes.

Existe un tipo de gráfico para cada situación particular que se quiere analizar, así como unas pautas de presentación que facilitan la lectura de la información.

Como ejemplos de gráficos podemos citar los de columnas o barras, los de líneas y los circulares o de pie.

Que es una tabla dinámica de Excel

Una tabla dinámica en Excel es un tipo de reporte que permite resumir información de un conjunto de datos, para facilitar su análisis y actualización. De manera típica una tabla dinámica consta de 4 áreas: área de filas, área de columnas, área de filtros y área de valores. En esta última los datos son resumidos por medio de funciones matemáticas como suma, promedio, máximo, mínimo entre otras.

Las tablas dinámicas facilitan la presentación de informes y el seguimiento de los datos ingresados en una base de Excel.

Que es una macro en Excel

Una macro en Excel es un conjunto de instrucciones empaquetadas en un solo comando o acción, que permiten automatizar tareas repetitivas que se deben realizar sobre el mismo Excel.

Las macros se pueden crear en Excel ya sea usando el grabador de macros o por medio del lenguaje de programación Visual Basic for Aplications (VBA) que se encuentra dentro del mismo Excel.

VBA el lenguaje para crear macros en Excel y otras aplicaciones de Office, el cual aparece por primera vez en Excel en 1993 en la versión de Excel 5.0